FAQ

SAFENERGY est éditeur de logiciel et a développé une compétence dans les applications mobiles de terrain (Field Apps).

SAFENERGY n’exerce aucun contrôle a priori et a postériori sur les ressources documentaires et processus métiers utilisés par nos clients et qui ne peuvent être établies que par nos clients.

Notre service permet d’organiser dans une (des) Application(s) Mobile(s) les informations, les processus métiers, les ressources documentaires établis et validés par le Client en fonction de ses besoins spécifiques.

La plateforme www.safenergy-systems.com est compatible sur les navigateurs internet suivants :

• Chrome
• Firefox
• Safari
• Internet explorer (Edge)
  

Safenergy est une application Android et iOS pour smartphones et ordinateurs.

L’application est compatible avec la majorité des terminaux mobiles du marché.

a. Android à partir de la version 6.

b. iOS à partir de la version 11.0.

1. Une connexion internet est nécessaire pour le téléchargement et les synchronisations

2. L’application fonctionne hors ligne, en mode déconnecté, c’est à dire hors connexion internet et donc dans les endroits où le réseau ne passe pas. Les données sont stockées sur votre smartphone et l’utilisateur va synchroniser ses données dès que le réseau (wifi, 3G+, 4G) est présent.

3. Rencontrez-vous des problèmes de connexion à Internet ?

Afin de vérifier cela :

– Redémarrez votre appareil.

– Vérifiez que vos données mobiles sont activées et que vous disposez d’une connexion internet 3G+, 4G ou via le WIFI.

– Si vous ne voyez pas d’indicateur de signal de données, il se peut que vous vous trouviez dans une zone sans couverture internet.

– Essayez d’effectuer une recherche depuis un moteur de recherche. La navigation est-elle fluide ? Ne rencontrez-vous pas de latence ?

Remarque : Il faut obligatoirement s’être connecté au moins une fois afin d’activer la saisie de données en mode hors ligne.

L’application mobile de terrain Safenergy est très simple à déployer. Il suffit de télécharger l’application sur l’ App Store pour les smartphones iOS ou le Google Play pour les smartphones Android.

Sur PC, il suffit d’ouvrir votre navigateur et d’entrer l’adresse du lien qui vous sera fourni lors de la fourniture de vos identifiants.

Attention, l’accès à notre solution peut parfois nécessiter le déblocage de certains pare-feux. Nous consulter SVP.

Voir les liens permettant de télécharger l’application :

1. sur l’app Store pour les Iphone IOS: télécharger.

2. sur Google Play pour les smartphones Android : télécharger.

Nos services sont utilisés par les Grands Comptes et nos méthodes et procédures de travail font l’objet de l’audit des Services Informatiques.

Nous progressons grâce nos clients et sommes très attentifs à leurs prérequis techniques.

Pour toute demande technique, consultez-nous.

Oui, nous sommes en mesure de proposer des interfaces Web Services et FTP. Nous pouvons développer des connecteurs natifs avec certains ERP ou des API SOAP que nous pouvons vous fournir avec une assistance pour leur mise en œuvre. Sur devis – Nous consulter.

Comme toute organisation responsable établie en UE, Safenergy a pour objectif de se conformer à la législation en matière de protection des données qui s’applique à elle.

Nous sommes attentifs aux prérequis de nos clients. N’hésitez pas à nous consulter.

Nous traitons les données personnelles relatives à nos employés et les données de nos relations d’affaires relatives à nos clients, à nos fournisseurs et aux autres personnes avec qui nous avons une relation d’affaires. Nous recueillons également des informations personnelles qui sont limitées au nom, prénom, adresse internet et numéro de téléphone des clients qui s’inscrivent en ligne sur notre site web qui est soumis à une notre politique de stricte confidentialité.

Concernant la solution logicielle Safenergy, lorsqu’elle offre ses services aux clients, Safenergy traite les données à la fois en tant que responsable du traitement et sous-traitant. Safenergy est sous-traitant des données personnelles qui sont intégrées dans l’Appli Safenergy par les clients.

Un responsable du traitement est l’entité qui détermine les « fins et moyens du traitement », ou, en termes simples, la manière dont les données personnelles seront traitées et la raison de ce traitement.  Un sous-traitant traite les données personnelles uniquement pour le compte et selon les instructions d’un responsable du traitement.

Au regard du RGPD, les utilisateurs de l’Appli Safenergy sont les seuls responsables des données personnelles qu’ils collectent. Safenergy met à disposition des outils performants permettant la Protection des données pour l’identification, la modification, la suppression.

Safenergy a mis en place des procédures pour s’assurer que toutes les demandes qui lui sont présentées en tant que responsable du traitement sont gérées en conformité avec le RGPD par le client et des mesures pour avertir, sensibiliser et informer le client.

Toutefois, les informations que nous traitons n’incluent généralement pas de données personnelles sensibles (ex: données de santé) et nous prenons soin de protéger toutes les informations personnelles que nous détenons conformément à la législation.

Notre prestataire d’hébergement SCALEWAY (ONLINE SAS – Grroupe Iliad) est un prestataire reconnu et certifié engagé dans le respect de la réglementation RGPD. Toutes les données transitent de bout en bout de manière sécurisée à l’aide de flux HTTPS (TLS) et notre plateforme Safenergy est infogérée  en réponse aux exigences qui vise à garantir la disponibilité, la sécurité et la durabilité des données client et de les protéger contre les informations de toute perte, vol, altération, intrusion, sinistre.

A l’exception des identifiants des utilisateurs qui remplissent des formulaires à visée opérationnelle uniquement et des noms/prénoms/fonctions des contacts que ces mêmes utilisateurs pourraient rentrer pour les besoins de leur utilisation opérationnelle de l’Appli Safenergy uniquement, la quantité de données personnelles sensibles est inexistante.

1. Pour les Applis fournies pré-paramétrées (clé-en-main) par Safenergy, nous banissons l’intégration de champs de questions ou de questionnaires qui permettraient potentiellement à un utilisateur d’entrer des données personnelles sensibles. Nous banissons a fortiori tout formulaire de santé ou questionnaire personnel de type sondage d’opinion. Tous les formulaires sont anonymisés.

   1. Pour les Applis sur mesure, elles sont configurées par nos clients ou par Safenergy à la demande de nos clients et sur la base des systèmes documentaires (formulaires papiers) fournis par nos clients. Nous informons donc systématiquement nos clients de l’utilisation qu’ils doivent faire de notre plateforme vis à vis du RGPD et notamment de leur devoir d’éviter d’intégrer des formulaires qui permettraient potentiellement à un utilisateur d’entrer des données personnelles ou sensibles ou sinon, de suivre nos recommandations de paramétrage et d’information des utilisateurs ou prospects dans l’utilisation des formulaires digitalés (voir ci-après)

2. Dans le cas où un client souhaiterait utiliser notre plateforme ou l’une de nos Applis pour collecter des données personnelles sensibles (ex: données de santé d’un collaborateur), les services du client seront immédiatement consultés afin d’envisager des solutions alternatives qui permettraient de répondre point par point à la législation RGPD (hébergement on premise, sélection de services d’hébergement de catégorie supérieure, intégration de champs d’avertissement dans les formulaires paramétrés…). Par exemple, dans le cas de la fonction de  géolocalisation ou de signature sur smartphone, elle n’est pas activée de manière systématique et fait l’objet d’un paramétrage sur mesure choisi par le client, de telle sorte que celui-ci sera prévenu avant un déploiement de l’Appli et afin de permettre une discussion préalable avec les services juridiques en charge du RGPD du client.

Au titre du RGPD, les personnes peuvent exercer les droits suivants contre les responsables du traitement :

a)  le droit de demander l’accès aux informations personnelles traitées les concernant et une copie de celles-ci ;

b)  le droit de corriger toute information personnelle inexacte ou obsolète traitée les concernant ;

c)  le droit de s’opposer au traitement de leurs informations personnelles ;

d)  le droit de demander l’effacement de leurs informations personnelles (par exemple, les utilisateurs finaux peuvent souhaiter la suppression de leurs données) ;

e)  le droit de demander que le traitement de leurs informations personnelles soit restreint

f)  le droit de ne pas être soumis à des décisions automatisées ayant une incidence importante ou légale sur elles.

Safenergy s’engage à garantir la sécurité des données personnelles et met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles de sécurité appropriées afin de protéger les données personnelles contre : i) la destruction accidentelle ou illicite ; et ii) la perte, l’altération, la divulgation ou l’accès non autorisé.

Safenergy qui intervient en tant que sous traitant propose aussi au client une méthode lui permettant de se mettre en conformité avec le RGPD.

Elle vise à identifier les éléments susceptibles de contenir des données personnelles. Safenergy peut, à la demande des clients, réaliser un export CSV de tous les champs de tous les formulaires intégrés dans l’Appli par le client, ou par Safenergy à sa demande et de tagger les champs contenant des données perosnnelles.

Au niveau de la configuration, Safenergy développe une fonctionnalité permettant de cocher la case « donnée personnelle » sur tous les champs ou formulaires qui, configurés par le client, intègreraient des données personnelles et de les afficher dans la bibliothèque des contenus lors de l’export en fichier CSV.

Le RGPD impose aussi à nos clients d’informer leurs propres clients ou utilisateurs sur le contenu des données personnelles saisies et de leur proposer une solution pour le droit à l’oubli. A la demande de nos clients, nous sommes également en mesure de fournir un formulaire leur permettant de demander l’autorisation de leurs utilisateurs ou de leurs propres clients pour la saisie ou l’intégration de données personnelles dans l’utilisation qui est faite d’un formulaire. Il s’agit d’un formulaire d’ « Acceptation de collecte de données personnelles » qui peut être construit en plusieurs parties ou qui permet par exemple de scinder les données « classiques » et les données « personnelles » qui ouvrent alors un champ de question et de case à cocher « ces données sont des données personnelles. Acceptez vous qu’elles soient collectées et stockées par l’Application ? » et proposant en plus un champ de signature lors de la validation.

Si vous avez d’autres questions au sujet du respect des exigences de l’UE en matière de protection des données ou du RGPD par Safenergy, veuillez contacter : contact@safenergy.fr

Lorsqu’il arrive dans l’Espace Client, le client peut accéder au menu FORMULAIRES et peut ainsi modifier les exemples de formulaires qui sont mis à sa disposition (ou créer de nouveaux formulaires selon la formule choisie et les options sélectionnées):

• Intégrer du texte de présentation (ex: procédure)
• Intégrer des photos de présentation (ex: procédure)
• Modifier le titre de chaque question
• Modifier les réponses
• Intégrer des champs de réponses cliquables
• Intégrer des champs de saisie
• Intégrer des photos cliquables
• Intégrer des champs de signature
• Intégrer des champs de date ou d’heures

Avec le support de SAFENERGY vous pourrez aussi rattacher des listes déroulantes de références et rajouter d’autres formulaires.

Le droit de modification de votre module dépend de la formule choisie (demander SVP notre offre tarifaire).

Nos formules autorisent la modification de la structure du module fourni (nom des icônes, ordre, arborescence…). Elles offrent aussi, en OPTIONS, un accès à des fonctionnalités opérationnelles (génération de rapports, points d’action, ordres de mission et planification…)

Nous pouvons ajouter d’autres icônes autour d’autres thématiques et donc ajouter autant de formulaires que souhaité.

Vous pouvez aussi modifier la structure du module fourni et rajouter d’autres modules (sécurité, environnement, audit, certifications, inspections techniques…) tout en offrant plus de fonctionnalités opérationnelles (génération de rapports, points d’action, ordres de mission et planification…)

Votre module est basé sur une arborescence d’icônes derrière lesquelles se trouvent vos formulaires modifiables conformément à vos besoins.

Pour personnaliser votre module, vous pouvez :

• Modifier les formulaires.
• Modifier les noms des formulaires.
• Modifier les noms de icônes.
• Modifier les icônes.
• Ajouter des icônes.
• Ajouter des formulaires derrière les icônes.

Pour ajouter des modules vous pouvez :

• Dupliquer un module existant et le modifier.
• Créer une nouvelle arborescence.

Toute personne en charge du risque COVID dans l’entreprise et/ou qui dispose d’un rôle d’animateur. Dans certaines organisations, il s’agit du référent COVID-19.

Les superviseurs, chefs d’équipes ou responsables QHSE qui sont chargés de réaliser des inspections ou des audits COVID-19 et potentiellement toute personne chargée de remonter des dysfonctionnements ou des situations de risque COVID.

Non – Généralement, les utilisateurs de l’Appli sont les  chefs d’équipes, superviseurs ou responsables de départements, les techniciens. Il n’est pas nécessaire d’équiper chaque employé de votre organisation.

Les employés peuvent néanmoins être ajoutés comme simples « contacts » (non facturables) dans le but de tracer leur signature ou leur participation à des réunions de sécurité par exemple, ou pour la validation de certains documents.

Les utilisateurs de l’Appli n’ont pas tous la même régularité d’utilisation et peuvent accéder à des modules différents les uns des autres.

SAFENERGY est en mesure d’adapter son tarif à des volumes d’utilisateurs plus importants en fonction des profils. N’hésitez pas à nous consulter.

Mieux vaut prévenir que guérir ! Une culture de sécurité c’est de la prévention avant tout, pour tous, à tout moment. C’est l’application concrète et quotidienne, dans votre entreprise, d’actions en lien avec les mesures sanitaires et de prévention Hygiène Sécurité Santé Environnement qui ont été fixées par les pouvoirs publics, par les organisations professionnelles et par votre propre entreprise.

La culture de sécurité est un processus d’apprentissage fondé sur le bon sens et la proactivité, afin d’inculquer la vigilance pour soi-même et pour autrui.

• Par la régularité des sensibilisations et des formations, par l’explication de chaque consigne de prévention sanitaire, une par une,
• Par le contrôle et l’évaluation régulière des compétences,
• Par l’analyse des risques avant d’intervenir et avant les prises de poste de travail,
• Par l’implication du management et la mise en place de visites ou d’audit des lieux de travail.

Les coûts de développement d’une Appli Mobile sont les suivants:

1. Temps de conception fonctionnel
2. Temps de conception du design
3. Charte graphique, design
4. Rédaction du cahier des charges complet
5. Sélection du prestataire informatique
6. Multiples réunions de pilotage
7. Choix des technologies
8. Architecture
9. Mise en place de l’hébergement
10. Interopérabilité IOS & Android
11. Adaptation aux navigateurs
12. Adaptations annuelles aux évolutions techniques et veille technologique
13. Développement informatique
14. Tests logiques et fonctionnels
15. Tests en ergonomie – User Expérience – Design
16. Tests en conditions opérationnelles
17. Maintenance informatique de chaque fonctionnalité

A cela s’ajoutent le coût des infrastrutures d’hébergement, les coûts d’interface avec vos systèmes internes, les budgets annuels de maintenance.

Enfin s’ajoute le risque (fréquent et majeur) d’erreurs – défaut de conception, défaut d’utilisation, défaut d’ergonomie…

Avec Safenergy, l’accès à la mobilité est immédiat et vous êtes immédiatement doté d’une Appli Mobile Haute Performance pour tous vos opérateurs. Nous pensons que notre solution vous permet a minima de réduire vos coûts informatiques par 10 et d’accélérer votre accès aux technologies de mobilité par 10.

Par ailleurs, le gain de temps constaté pour un opérateur équipé de notre solution peut atteindre jusqu’à 1 jour par semaine (ex : cas d’un consultant QHSE en charge d’inspections sur chantier qui doit ensuite rédiger des rapports d’inspection).

Les Applis Safenergy

• Accélèrent l’assimilation des bonnes pratiques de sécurité.
• Sont évolutives dans l’instant. Vous les adaptez à vos mesures de préventions et à vos besoins techniques ou opérationnels.
• Assurent une traçabilité immédiate et remontent des données très qualifiées.
• Capturent des non-conformités en temps réel et permettent la gestion de plans d’action accélérés.
• Permettent de lancer des campagnes de sensibilisation et d’obtenir des Plans de Contrôle Qualité en temps réel.
• Font gagner du temps, facilitent la prise de décision et augmentent le niveau de réactivité du management.